Tăng cường quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền tại các cơ quan, tổ chức
Ngày 17/4/2026, đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh Vương Quốc Tuấn ký ban hành Công văn số 4013/UBND-NC về việc tăng cường quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền tại các cơ quan, tổ chức.
Đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh Vương Quốc TuấnThời gian qua, việc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ năm 2024 và các quy định, hướng dẫn của Trung ương trên địa bàn tỉnh đã đạt được những kết quả tích cực. Các cơ quan, tổ chức thuộc danh mục nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã chủ động triển khai các nhiệm vụ về công tác lưu trữ, trong đó có hoạt động bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Để bảo đảm việc quản lý hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật, đồng thời đưa hoạt động bảo quản, bảo vệ, lưu trữ tài liệu, đặc biệt là tài liệu lưu trữ số đi vào nền nếp, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp công lập; doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; các cơ quan Trung ương hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh và Chủ tịch UBND các xã, phường thực hiện nghiêm trách nhiệm của người đứng đầu trong tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định.
Các đơn vị cần lựa chọn hồ sơ, tài liệu để số hóa, nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin (Ảnh minh hoạ)Các cơ quan, đơn vị cần tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc, bao gồm cả hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thời hạn. Đồng thời, tiếp tục quán triệt, tuyên truyền các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức.
UBND tỉnh cũng yêu cầu các cơ quan, đơn vị quan tâm đầu tư, bố trí diện tích kho lưu trữ, trang bị các thiết bị cần thiết để quản lý, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu điện tử và các loại tài liệu trên vật mang tin khác; bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy, phòng chống thiên tai, bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn kho lưu trữ.
Bên cạnh đó, các đơn vị cần lựa chọn hồ sơ, tài liệu để thực hiện số hóa theo quy định nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác thông tin và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phải gắn với triển khai đồng bộ hệ thống phần mềm quản lý, số hóa tài liệu; bảo đảm an toàn thông tin, định kỳ kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu lưu trữ số để tránh mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc các tình huống phát sinh.
Theo văn bản chỉ đạo, Sở Nội vụ có trách nhiệm chủ động tham mưu UBND tỉnh triển khai đồng bộ công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn; chỉ đạo việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; bảo đảm việc bảo quản, khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đúng quy định. Đồng thời, kịp thời hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý, bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu khi có thay đổi về tổ chức bộ máy.
Cán bộ Sở Tài chính thực hiện sắp xếp, phân loại hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ
Sở Khoa học và Công nghệ tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan trong quản lý, vận hành, khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu trên các hệ thống quản lý văn bản, bảo đảm khả năng truy cập, sử dụng và lưu trữ theo quy định của pháp luật.
UBND tỉnh yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và Chủ tịch UBND các xã, phường nghiêm túc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo nhằm bảo đảm quản lý chặt chẽ, an toàn và phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo, điều hành và nhu cầu khai thác thông tin của tổ chức, cá nhân.