Ngày 11/5/2026, đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh Vương Quốc Tuấn ký ban hành Kế hoạch số 199/KH-UBND về việc triển khai thực hiện Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 12/01/2026 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên.
Đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh Vương Quốc Tuấn
Kế hoạch nhằm tạo lập các bản sao tài liệu lưu trữ để bảo quản theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt, bảo đảm khả năng sử dụng thông tin trong trường hợp tài liệu gốc bị mất, hư hỏng hoặc không thể khai thác do thiên tai, thảm họa hoặc sự cố hệ thống. Qua đó góp phần bảo đảm nguồn thông tin lâu dài phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội; đồng thời nâng cao hiệu quả phục vụ công tác quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ.
Theo Kế hoạch, việc lập bản lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu có giá trị đặc biệt đã được Chủ tịch UBND tỉnh công nhận theo quy định của pháp luật về lưu trữ và các tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hư hỏng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Các loại tài liệu này bao gồm cả tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu lưu trữ điện tử.
Cán bộ chuyên môn kiểm tra, phân loại và chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trước khi số hóa
Từ năm 2026 đến năm 2030, các cơ quan, đơn vị tiến hành rà soát, lựa chọn, thống kê và lập danh mục tài liệu cần lập bản dự phòng. Việc lựa chọn tập trung vào các tài liệu có giá trị đặc biệt hoặc tài liệu vĩnh viễn có dấu hiệu xuống cấp như nhạt màu, rách, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin; hoặc các tài liệu điện tử có nguy cơ không còn phù hợp với công nghệ hiện hành.
Giai đoạn từ năm 2030 đến năm 2035, tỉnh sẽ triển khai số hóa và tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy định tại Luật Lưu trữ 2024, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP và Thông tư số 05/2025/TT-BNV. Việc số hóa phải bảo đảm chuẩn hóa định dạng tệp tin, dữ liệu lưu trữ và thực hiện sao lưu ít nhất hai bộ trên các phương tiện độc lập nhằm bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và an toàn của dữ liệu.
Nguồn kinh phí thực hiện được bố trí từ ngân sách nhà nước theo dự toán hằng năm của các cơ quan, đơn vị và địa phương theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành; đồng thời lồng ghép với các chương trình, dự án, đề án có liên quan theo quy định của pháp luật.
Hệ thống kho lưu trữ tài liệu và bảo quản hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Trong quá trình triển khai, Sở Nội vụ là cơ quan chủ trì tham mưu thực hiện Kế hoạch; tổ chức rà soát, lập danh mục tài liệu cần dự phòng, triển khai số hóa và quản lý dữ liệu lưu trữ. Sở Tài chính tham mưu bố trí kinh phí thực hiện; Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an ninh mạng và giải pháp công nghệ phục vụ lưu trữ số. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện nộp lưu theo quy định vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Việc triển khai các nhiệm vụ lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ được kỳ vọng sẽ góp phần bảo đảm an toàn, bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị của tỉnh, đồng thời từng bước xây dựng và hoàn thiện cơ sở dữ liệu lưu trữ phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước và nhu cầu khai thác thông tin của tổ chức, cá nhân.