Tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo đối với công tác lưu trữ, số hóa tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội
Ngày 20/4/2026, đồng chí Bùi Văn Lương, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh đã ký ban hành Chỉ thị số 17-CT/TU về tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo đối với công tác lưu trữ, số hóa tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội trong tỉnh.
Đồng chí Bùi Văn Lương, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch HĐND tỉnh
Theo đó, Ban Thường vụ Tỉnh ủy yêu cầu các đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy, các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, Báo và Phát thanh, Truyền hình tỉnh, Trường Chính trị tỉnh, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh, cơ quan và địa phương trong tỉnh tiếp tục quán triệt, nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; triển khai thực hiện nghiêm túc Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản liên quan; tập trung lãnh đạo, chỉ đạo, đôn đốc các tổ chức, cá nhân liên quan khẩn trương thực hiện nghiêm việc lưu trữ, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo các quy định, hướng dẫn hiện hành; bảo đảm các nguồn lực cần thiết phục vụ việc thu nộp, tiếp nhận, quản lý, bảo quản tài liệu theo quy định, hoàn thành hoạt động chỉnh lý trước ngày 30/6/2026, số hóa tài liệu lưu trữ trước ngày 31/10/2026.
Các đồng chí Bí thư các đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy và thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về kết quả lãnh đạo, chỉ đạo, triển khai thực hiện công tác lưu trữ, đặc biệt là số hóa tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương. Trong quá trình chỉ đạo thực hiện, nếu để xảy ra hư hỏng, mất, thất lạc, hủy, chiếm giữ trái phép,... hồ sơ, tài liệu hoặc chậm tiến độ theo quy định thì hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Thường trực Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy và pháp luật.
Chỉ thị yêu cầu các cơ quan, tổ chức Đảng, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội tập trung xử lý đối với khối hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng (ảnh minh họa)
Bên cạnh đó, tập trung chỉ đạo xử lý đối với khối hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng của các đảng ủy xã, phường, thị trấn (trước sáp nhập, hợp nhất), các huyện ủy, thành ủy (đã kết thúc hoạt động) và các cơ quan, tổ chức đảng (trước sáp nhập, hợp nhất). Cụ thể, đối với tài liệu hình thành trước ngày 30/6/2025 của các đảng ủy xã, phường, thị trấn (trước sáp nhập, hợp nhất), yêu cầu đồng chí Bí thư đảng ủy xã, phường sau sáp nhập, hợp nhất xây dựng kế hoạch, phương án chỉnh lý, số hóa tài liệu của các đảng ủy xã, phường, thị trấn thuộc diện sáp nhập, hợp nhất; tiến hành chỉnh lý tài liệu của Đảng, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội theo đúng quy định, hoàn thành trước ngày 30/6/2026. Sau khi chỉnh lý xong, chủ động bố trí nhân lực, kinh phí, trang thiết bị để thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thực hiện xong trước ngày 31/10/2026. Đồng thời, nộp hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo quy định; thực hiện quy trình, thủ tục xét hủy khối tài liệu lưu trữ hết thời hạn lưu trữ, tài liệu lưu trữ trùng lặp... theo đúng quy định.
Đối với tài liệu của các huyện ủy, thành ủy (đã kết thúc hoạt động) và các cơ quan, tổ chức đảng (trước sáp nhập, hợp nhất) chưa số hóa đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, giao Văn phòng Tỉnh ủy căn cứ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, kế hoạch chuyển đổi số của Tỉnh ủy năm 2026 khẩn trương tham mưu Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành kế hoạch chỉnh lý toàn bộ tài liệu, ưu tiên số hóa những tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng nhiều, hiện đang lưu trữ tại Kho Lưu trữ Tỉnh ủy.
Đối với các cơ quan tham mưu, giúp việc của Tỉnh ủy, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh, Đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy chưa thu nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ Tỉnh ủy, hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu theo đúng yêu cầu nghiệp vụ, số hóa tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn, quy định và bảo đảm tiến độ các mốc thời gian.
Nội dung văn bản cũng yêu cầu các cơ quan, đơn vị quan tâm đầu tư các kho lưu trữ
Đối với hoạt động lập, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và thực hiện chỉnh lý tài liệu, số hóa đối với các tài liệu lưu trữ hình thành từ ngày 01/7/2025, yêu cầu người đứng đầu cấp ủy, tổ chức Đảng, cơ quan, đơn vị quán triệt và quy định rõ trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức đối với hoạt động lập hồ sơ công việc, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và thực hiện chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ theo quy định.
Ban Thường vụ Tỉnh ủy giao Văn phòng Tỉnh ủy rà soát, tham mưu Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành các quy định, quy chế về công tác lưu trữ để triển khai thực hiện đồng bộ, thống nhất đối với các cơ quan Đảng; nghiên cứu ban hành hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ điện tử và nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ hiện hành.
Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức Đảng, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị - xã hội trong tỉnh quan tâm bảo đảm về nhân lực, nguồn lực tài chính cho các hoạt động văn thư, lưu trữ; quan tâm đầu tư xây dựng, cải tạo, sửa chữa các kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu; bố trí kinh phí cho các hoạt động nghiệp vụ, đặc biệt là kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Củng cố đội ngũ, bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách trong tổng biên chế được giao đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm; thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ, nâng cao trình độ, trách nhiệm đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Tiếp tục quan tâm bố trí kinh phí xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh, kho lưu trữ của các cơ quan, đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy; bố trí đủ diện tích kho quản lý, bảo quản, thu tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo đúng thời hạn quy định; đầu tư các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.