CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ

Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn tỉnh nhằm tạo lập nguồn dữ liệu sạch, có cấu trúc, phục vụ phát triển chính quyền số, kinh tế số và xã hội số. (Ảnh cán bộ phường Phan Đình Phùng tập trung thực hiện Chiến dịch)

Quyết tâm cao, huy động sức mạnh tổng hợp

Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu được tỉnh Thái Nguyên triển khai từ ngày 2/4 đến 12/7/2026, hướng tới mục tiêu chuẩn hóa dữ liệu theo tiêu chí “đúng - đủ - sạch - sống”, sẵn sàng kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu của bộ, ngành Trung ương và cơ sở dữ liệu quốc gia.

Đây là khối lượng công việc rất lớn, nhất là sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính, khi nhiều địa phương phải tiếp nhận khối lượng tài liệu tồn đọng lớn, hình thành qua nhiều thời kỳ, với phương pháp quản lý, lưu trữ khác nhau. Trong khi đó, thời gian thực hiện chỉ có 100 ngày, nhân lực và trang thiết bị tại nhiều cơ sở còn hạn chế.

Để hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn, các địa phương, đơn vị đã phát huy tinh thần chủ động, quyết liệt, đồng thời huy động tối đa nguồn lực tại chỗ. Toàn tỉnh đã huy động 4.201 lượt người tham gia hỗ trợ, gồm hơn 1.800 công chức, viên chức, khoảng 2.200 giáo viên và lực lượng vũ trang địa phương. Với lực lượng đông đảo, được tổ chức linh hoạt theo yêu cầu thực tế của từng địa bàn, từng đơn vị, “bài toán” về nhân lực cho số hóa tài liệu đã được giải quyết theo hướng lấy sức mạnh tập thể để tạo đột phá. Đáng chú ý, sự tham gia của các lực lượng không chỉ bổ sung nhân lực mà còn cho thấy tinh thần phối hợp, trách nhiệm chung trong thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số của tỉnh. Đây là một cách làm có ý nghĩa thực tiễn, giúp việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn thành phong trào hành động có sự tham gia rộng rãi của cả hệ thống chính trị.

Việc số hóa tài liệu được Thanh tra tỉnh thực hiện trên cơ sở "rõ người, rõ việc, rõ tiến độ"

Sở Nội vụ, cơ quan thường trực triển khai Chiến dịch, cũng duy trì lực lượng chuyên môn thường trực để hướng dẫn, giải đáp nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị trong suốt quá trình thực hiện. Việc hướng dẫn được triển khai linh hoạt qua nhiều hình thức, từ trực tiếp, điện thoại đến Zalo, UltraViewer… giúp kịp thời tháo gỡ những vướng mắc phát sinh. Cách làm này cho thấy tinh thần “đồng hành cùng cơ sở” được đặt lên hàng đầu. Việc kết hợp giữa hướng dẫn trực tiếp và hỗ trợ từ xa cũng giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, hạn chế tình trạng công việc bị gián đoạn do vướng mắc nghiệp vụ hoặc kỹ thuật. Quan trọng hơn, đây là kinh nghiệm có giá trị trong tổ chức các nhiệm vụ quy mô lớn: Khi mục tiêu, yêu cầu và thời hạn đã được xác định rõ, cơ chế hỗ trợ phải được thiết kế theo hướng nhanh, sát và thực chất, để mỗi khó khăn phát sinh ở cơ sở được giải quyết ngay thay vì trở thành điểm nghẽn của cả quá trình.

Những cách làm hay từ cơ sở

Một trong những địa phương có khối lượng tài liệu lớn là phường Phan Đình Phùng, sau sáp nhập, địa phương tiếp nhận khoảng 994 m tài liệu, đòi hỏi phải xử lý trong thời gian ngắn. Thay vì triển khai dàn trải, phường lựa chọn cách phân loại tài liệu theo từng giai đoạn, lĩnh vực chuyên môn và cơ quan hình thành phông lưu trữ, sau đó chia thành các nhóm công việc cụ thể: Sắp xếp, chỉnh lý, kiểm tra, số hóa và cập nhật dữ liệu.

Điểm đáng chú ý là phường đã nghiên cứu xây dựng quy trình tự động hóa trong toàn bộ chuỗi số hóa hồ sơ. Công cụ được thiết kế để tự động nhận diện trang giấy trắng, xác định điểm kết thúc giữa các hồ sơ; sử dụng công nghệ OCR để nhận dạng trích yếu, số, ký hiệu, ngày ban hành; sau đó cán bộ kiểm tra, đối soát, chỉnh sửa trước khi xác nhận. Dữ liệu tiếp tục được tự động đổi tên theo quy tắc thống nhất và xuất file Excel theo mẫu. Cách làm này giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, hạn chế sai sót nhưng vẫn bảo đảm vai trò kiểm soát của người làm. Đặc biệt, quy trình được xây dựng theo hướng có thể nhân rộng cho những địa phương có khối lượng tài liệu lớn. Với nỗ lực triển khai nhiệm vụ, đến ngày 7/7, phường Phan Đình Phùng đã hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ được giao.

Còn tại xã Đại Phúc, địa phương đã huy động nguồn lực để về đích trước hạn. Với hơn 406 m tài liệu tiếp nhận sau sáp nhập, xã Đại Phúc đứng trước áp lực rất lớn về nhân lực, thời gian và cơ sở vật chất. Không có cán bộ chuyên trách lưu trữ, thiết bị số hóa còn hạn chế, nhưng địa phương xác định đây không chỉ là nhiệm vụ của riêng bộ phận văn thư mà là nhiệm vụ chung của cả hệ thống. Xã đã thành lập Tổ công tác do Phó Chủ tịch UBND xã trực tiếp phụ trách, đồng thời huy động 159 cán bộ, công chức, viên chức, trong đó có lực lượng giáo viên tham gia các tổ giúp việc. Công việc được phân chia theo năng lực, gắn trách nhiệm của từng cá nhân với từng sản phẩm cụ thể. Địa phương cũng chủ động tổ chức tập huấn, thống nhất quy trình chỉnh lý, số hóa, lập hồ sơ điện tử; tăng cường phối hợp với cơ quan chuyên môn của tỉnh để giải quyết ngay những vấn đề nghiệp vụ phát sinh.

Nhờ cách làm quyết liệt, xã Đại Phúc về đích ngày 26/6/2026, sớm hơn thời hạn quy định. Địa phương đã cập nhật 608 hồ sơ lên Hệ thống quản lý văn bản; chỉnh lý hoàn chỉnh 406,5 m tài liệu; số hóa 27 hồ sơ với hơn 2.000 văn bản, tương đương hơn 5.000 trang tài liệu. Đồng thời, hơn 211 m tài liệu được bố trí, sắp xếp khoa học; 70 mét tài liệu lưu trữ lâu dài được chỉnh lý và hơn 30 mét tài liệu hết giá trị được loại bỏ theo quy định.

Tại Thanh tra tỉnh, cách làm nổi bật là chủ động “làm đúng ngay từ đầu”, lấy chuẩn hóa nghiệp vụ và kiểm soát tiến độ làm yếu tố quyết định hiệu quả số hóa. Đây là đơn vị có khối lượng hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và các tài liệu liên quan tương đối lớn, trong đó nhiều hồ sơ có nội dung phức tạp, yêu cầu cao về tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ và giá trị pháp lý. Vì vậy, nếu chỉ tập trung số hóa để hoàn thành số lượng mà không đồng thời chuẩn hóa hồ sơ, việc khai thác, tra cứu về sau sẽ khó đạt hiệu quả. Từ thực tế đó, Thanh tra tỉnh đã triển khai theo phương châm chủ động rà soát, hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức thực hiện ngay từ đầu, đồng thời duy trì chế độ đôn đốc, kiểm tra, báo cáo thường xuyên. Đơn vị hướng dẫn toàn thể công chức cập nhật hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; kết quả hoàn thành 311/311 hồ sơ điện tử, đạt 100% kế hoạch. Cùng với đó, 484/484 hồ sơ lưu trữ được lựa chọn đã hoàn thành số hóa.

Điểm đáng ghi nhận là đến ngày 17/6/2026, Thanh tra tỉnh đã hoàn thành 100% nhiệm vụ được giao, sớm hơn 25 ngày so với tiến độ của UBND tỉnh. Kết quả này cho thấy, với việc xác định rõ yêu cầu nghiệp vụ, phân công trách nhiệm cụ thể và thường xuyên kiểm soát tiến độ ngay từ đầu có thể tạo ra hiệu quả rõ rệt, thuận tiện cho tra cứu, khai thác và phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành lâu dài.

Đồng chí Vương Quốc Tuấn, Ủy viên Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh tặng Bằng khen cho 15 cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực hiện Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn tỉnh

Tạo nền tảng dữ liệu cho chính quyền số

Không chỉ hoàn thành khối lượng công việc rất lớn trong thời gian 100 ngày, Chiến dịch đã tạo ra một bước chuyển rõ nét trong công tác quản lý, chuẩn hóa và số hóa tài liệu trên địa bàn tỉnh. Đến ngày 10/8/2026, toàn tỉnh đã lập, cập nhật 117.608 hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản; trong đó 104.971 hồ sơ đã được cập nhật văn bản, tài liệu điện tử. Đặc biệt, 113/113 cơ quan, tổ chức, đơn vị đã hoàn thành 100% mục tiêu cập nhật văn bản, tài liệu và tạo lập hồ sơ điện tử giai đoạn 2023 - 2025.

Ở khối tài liệu giấy, toàn tỉnh đã hoàn thành chỉnh lý, phân loại, sắp xếp 30.889 m tài liệu, đạt 100%; trong đó, tài liệu từ năm 2015 trở về trước được rà soát, chỉnh lý với khối lượng gần 6.000 m. Đáng chú ý, 1.592 m tài liệu được lựa chọn số hóa đã hoàn thành scan, tương đương hơn 8,53 triệu trang A4.

Những con số này không chỉ phản ánh khối lượng công việc rất lớn được hoàn thành trong 100 ngày, mà còn cho thấy một cách làm mới, trong đó công tác tài liệu, lưu trữ được chuẩn hóa gắn với việc tạo lập và tích lũy nguồn tài nguyên dữ liệu phục vụ quản trị của tỉnh.

Đằng sau kết quả đó là những cách làm linh hoạt, sáng tạo của từng cơ quan, đơn vị, địa phương. Đây chính là những yếu tố giúp một khối lượng công việc lớn được hoàn thành đồng bộ, đúng tiến độ và thực chất. Chiến dịch 100 ngày vì thế không khép lại ở những tài liệu được số hóa, quan trọng hơn, những dữ liệu được chuẩn hóa hôm nay sẽ tiếp tục được khai thác để phục vụ quản lý, điều hành, cải cách hành chính, tra cứu thông tin và xây dựng chính quyền số của tỉnh Thái Nguyên trong thời gian tới.