7h30, bộ phận “một cửa” xã Dân Hoà đã bắt đầu nhộn nhịp. Người đến chứng thực giấy tờ, người làm khai sinh, người hỏi thủ tục đất đai… Dòng người nối tiếp nhau khiến nơi đây luôn trong trạng thái tất bật. Có những ngày đến 21h, cán bộ hành chính mới rời công sở.
Chuyện ở quầy tiếp nhận
Một cụ già ngoài 70 tuổi lúng túng với xấp giấy tờ trên tay. Cụ cần làm lại giấy khai sinh nhưng không nhớ rõ thủ tục. Thấy vậy, một cán bộ nhanh chóng đứng dậy, nhẹ nhàng hỏi han, rồi tận tình hướng dẫn từng bước, từ cách điền tờ khai đến bổ sung các giấy tờ cần thiết.
“Người lớn tuổi nhiều khi không quen giấy tờ, mình phải kiên nhẫn một chút”, cán bộ này chia sẻ trong lúc cẩn thận kiểm tra lại hồ sơ cho cụ.
Ở bàn bên cạnh, anh Nguyễn Văn Minh (27 tuổi) đến làm thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân để hoàn tất hồ sơ công việc. Thay vì viết tay như trước, anh được hướng dẫn nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến. Ban đầu còn lúng túng, nhưng chỉ sau vài phút, anh đã hoàn tất thao tác ngay trên điện thoại.
“Làm online thế này nhanh hơn thật, đỡ phải đi lại nhiều lần”, anh Minh nói với vẻ hài lòng...
Người dân xã Dân Hòa đến công sở giải quyết thủ tục hành chính. Ảnh: Lê Dung.
Những câu chuyện như vậy diễn ra mỗi ngày tại bộ phận “một cửa” xã Dân Hoà. Công việc ở đây không chỉ đơn thuần là tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ, mà còn đòi hỏi sự kiên nhẫn, tỉ mỉ và tinh thần phục vụ tận tâm.
Chia sẻ với chúng tôi, anh Nguyễn Văn Thiết, chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND xã Dân Hòa, phụ trách mảng tư pháp, hộ tịch và chứng thực cho biết, một ngày làm việc của anh và mọi người ở đây bắt đầu từ 7h30, có hôm tới 21h mới kết thúc. Ngay từ đầu giờ, lượng công dân đến làm thủ tục đã khá đông, tập trung vào các lĩnh vực như đăng ký khai sinh, khai tử, chứng thực và đặc biệt là các hồ sơ liên quan đến đất đai, giải phóng mặt bằng dự án Khu đô thị thể thao Olympic đang được triển khai trên địa bàn xã…
Toàn bộ hồ sơ khi tiếp nhận đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng, số hoá và xử lý trong ngày nếu đủ điều kiện. Tuy nhiên, khối lượng công việc lớn, trong khi nhiều trường hợp phát sinh phức tạp khiến áp lực ngày càng gia tăng.
Đông đảo công dân đến làm thủ tục hành chính. Ảnh: Lê Dung.
Đáng chú ý, từ ngày 1-4, địa phương bắt đầu triển khai phần mềm mới trong giải quyết thủ tục hành chính. Dù được kỳ vọng sẽ nâng cao hiệu quả công việc, nhưng trong giai đoạn đầu, hệ thống vẫn còn chậm và chưa đồng bộ, gây không ít khó khăn cho cán bộ khi xử lý hồ sơ.
Bên cạnh đó, phần lớn người dân đến làm thủ tục là người cao tuổi, chưa quen với quy trình và công nghệ mới. Việc hướng dẫn vì thế cũng trở nên vất vả hơn. Có trường hợp phải giải thích nhiều lần, thậm chí người dân bức xúc do chưa hiểu rõ quy định.
Những hồ sơ như đăng ký khai tử quá hạn hoặc thiếu giấy tờ đòi hỏi cán bộ phải linh hoạt xử lý. Không chỉ giải thích quy định, họ còn hướng dẫn người dân làm cam đoan, xác nhận tại địa phương để hoàn thiện thủ tục. Đây là công việc đòi hỏi không chỉ kiến thức chuyên môn mà còn cả sự mềm mỏng, khéo léo trong giao tiếp.
Chị Đỗ Thị Nhung, chuyên viên Văn phòng HĐND - UBND xã, chia sẻ: “Khối lượng công việc lớn khiến thời gian dành cho gia đình bị hạn chế. Có những ngày đi sớm, về muộn, nhưng với trách nhiệm phục vụ người dân, chúng tôi vẫn luôn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ”.
Anh Nguyễn Văn Thiết, chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND xã Dân Hoà. Ảnh: Lê Dung.
Chuyển đổi số: Thuận lợi và kỳ vọng
Dù còn nhiều khó khăn, quá trình chuyển đổi số đang mang lại những thay đổi tích cực trong công tác giải quyết thủ tục hành chính tại xã Dân Hoà. Hồ sơ điện tử giúp việc lưu trữ và tra cứu trở nên nhanh chóng, giảm đáng kể thời gian tìm kiếm so với trước đây. Khi công dân có yêu cầu, cán bộ có thể kiểm tra, trích xuất thông tin ngay trên hệ thống.
Đặc biệt, dịch vụ công trực tuyến giúp người dân có thể nộp hồ sơ ngay tại nhà, hạn chế việc đi lại, tiết kiệm thời gian và chi phí. Những trường hợp như anh Nguyễn Văn Minh cho thấy hiệu quả rõ rệt của việc ứng dụng công nghệ vào giải quyết thủ tục hành chính.
Tuy nhiên, để chuyển đổi số thực sự phát huy hiệu quả, vẫn cần nhiều giải pháp đồng bộ. Theo anh Nguyễn Văn Thiết, trước hết cần hoàn thiện hệ thống phần mềm, đảm bảo vận hành ổn định và liên thông dữ liệu. Đồng thời, cần tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn để người dân, đặc biệt là người cao tuổi, có thể tiếp cận và sử dụng thành thạo các dịch vụ công trực tuyến.
Chị Đỗ Thị Nhung, chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND xã Dân Hoà. Ảnh: Lê Dung.
Ở góc độ quản lý, Phó Chủ tịch UBND xã Dân Hoà Hoàng Thị Kim Thanh cho biết, trong quý I-2026, xã đã tiếp nhận tổng cộng 2.982 hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó có 2.774 hồ sơ tiếp nhận mới và 208 hồ sơ chuyển từ kỳ trước. Kết quả, đã giải quyết 2.887 hồ sơ, đạt trên 99.9% đúng và trước hạn.
Không dừng lại ở đó, xã Dân Hoà đang triển khai nhiều mô hình nhằm thúc đẩy chuyển đổi số ở cơ sở. Tiêu biểu là mô hình “Thôn, Tổ dân phố số - quản trị cộng đồng thông minh”, với mục tiêu ứng dụng nền tảng số trong quản lý, điều hành tại khu dân cư, tăng cường tương tác hai chiều giữa chính quyền và người dân, đồng thời nâng cao tính công khai, minh bạch.
Bên cạnh đó, xã cũng hướng tới xây dựng các mô hình như “nhà số, ngõ số, khu dân cư số, lớp học số, trường học số”. Đây được kỳ vọng sẽ trở thành những kênh hỗ trợ hiệu quả, giúp người dân dễ dàng tiếp cận thông tin, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm áp lực hành chính và khắc phục những hạn chế về nhân lực.
Một ngày làm việc tại bộ phận “một cửa” xã Dân Hòa khép lại khi trời đã tối muộn. Dòng người thưa dần, nhưng những cán bộ hành chính vẫn miệt mài hoàn tất những hồ sơ cuối cùng. Công việc thầm lặng, áp lực cao, nhưng đổi lại là sự hài lòng của người dân - đó chính là động lực để họ tiếp tục gắn bó và cống hiến.