Người dân thực hiện thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Đức Xuân

Sau khi được cán bộ hướng dẫn, ông Nguyễn Văn Hùng, tổ 5, phường Đức Xuân đã hoàn tất một thủ tục ngay trên điện thoại. Ông chia sẻ: “Được hướng dẫn từng bước nên giờ tôi thấy làm cũng không khó. Nếu lần sau có thủ tục tương tự, tôi nghĩ mình có thể tự thực hiện được”. Trước đây, mỗi khi có việc cần giải quyết, ông thường đến trực tiếp cơ quan hành chính. Nay, với tài khoản VNeID, ông có thể đăng nhập, kê khai và gửi hồ sơ ngay trên điện thoại. Một thay đổi nhỏ trong cách thực hiện thủ tục nhưng cho thấy dịch vụ công đang từng bước được đưa đến gần người dân hơn.

Điều này được thể hiện rõ qua kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương. Từ ngày 1/1 đến ngày 15/9/2026, UBND phường Đức Xuân tiếp nhận 8.324 hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó 8.308 hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến, đạt 99,8%.

Chị Trịnh Thu Giang, công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Đức Xuân cho biết: Với những người chưa quen thao tác, cán bộ hướng dẫn trực tiếp từ đăng nhập, kê khai, nộp hồ sơ đến theo dõi kết quả. Những thông tin đã có trên hệ thống được khai thác lại, hạn chế việc người dân phải kê khai hoặc cung cấp lại giấy tờ.

Phường cũng thực hiện các thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết theo phương thức không phụ thuộc địa giới hành chính; duy trì nguyên tắc “chỉ cung cấp thông tin một lần”, hạn chế yêu cầu người dân cung cấp lại những thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu hoặc đã được số hóa.

Đồng chí Vũ Thị Kim Quỳnh, Phó Chủ tịch UBND phường Đức Xuân cho biết: Chúng tôi xác định chuyển đổi số trước hết phải phục vụ công việc hằng ngày của chính quyền và người dân. Vì vậy, phường tập trung số hóa quy trình xử lý công việc, khai thác hiệu quả các hệ thống dùng chung, đẩy mạnh giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến, đồng thời phát huy vai trò của các Tổ công nghệ số cộng đồng để hướng dẫn người dân tiếp cận, sử dụng các tiện ích số.

Chị Trịnh Thu Giang, công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Đức Xuân (bên trái) hỗ trợ người dân thực hiện các thủ tục hành chính tại nhà khi không có khả năng đến Trung tâm

Không chỉ hướng dẫn người dân tại nơi tiếp nhận hồ sơ, phường Đức Xuân còn triển khai mô hình “Thứ 7 vì dân, tình nguyện hỗ trợ người yếu thế”, tập trung hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Vào những ngày thực hiện mô hình, cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường đến các khu dân cư, trực tiếp hướng dẫn người cao tuổi, người ít có điều kiện tiếp cận công nghệ và các đối tượng yếu thế thực hiện từng bước từ đăng nhập VNeID, kê khai thông tin, nộp hồ sơ đến theo dõi kết quả giải quyết thủ tục.

Cách làm này không chỉ giúp người dân hoàn thành một thủ tục cụ thể mà quan trọng hơn là từng bước hình thành kỹ năng sử dụng các tiện ích số. Khi được hướng dẫn trực tiếp, người dân có thể tự thao tác trong những lần tiếp theo, qua đó giảm sự phụ thuộc vào việc phải đến cơ quan hành chính.

Ông Tạ Văn Thảo, thành viên Tổ công nghệ số cộng đồng tổ dân phố số 6 cho biết: Công việc của chúng tôi chủ yếu là đến từng hộ gia đình, hướng dẫn người dân những thao tác cụ thể trên điện thoại như sử dụng VNeID, tích hợp thẻ bảo hiểm y tế, Sổ sức khỏe điện tử, thực hiện dịch vụ công trực tuyến và thanh toán không dùng tiền mặt. Với những người chưa quen sử dụng công nghệ, chúng tôi hướng dẫn chậm, từng bước để bà con tự thao tác được.

Để những tiện ích số thực sự phát huy hiệu quả, phường Đức Xuân đồng thời chú trọng tổ chức bộ máy, đào tạo nhân lực và bảo đảm điều kiện kỹ thuật. UBND phường đã triển khai các văn bản, kế hoạch về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và Đề án 06; kiện toàn Ban Chỉ đạo, phân công nhiệm vụ và duy trì đầu mối phụ trách công tác chuyển đổi số. Bên cạnh đó, phường tổ chức tập huấn kiến thức về chuyển đổi số, an toàn thông tin cho cán bộ và lực lượng nòng cốt ở cơ sở; hướng dẫn sử dụng VNeID, tích hợp Sổ sức khỏe điện tử, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế, thanh toán điện tử và dịch vụ công trực tuyến.

Công an phường Đức Xuân phối hợp với Tổ công nghệ số cộng đồng hướng dẫn người dân tổ 15 sử dụng VNeID

Hạ tầng phục vụ điều hành cũng từng bước được hoàn thiện với hệ thống mạng nội bộ, đường truyền Internet, đường truyền số liệu chuyên dùng và hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến. 100% cán bộ, công chức được trang bị thiết bị đầu cuối, chữ ký số cá nhân; máy tính, tài khoản trên hệ thống quản lý văn bản iOffice, thư điện tử công vụ. Từ ngày 1/1 đến ngày 15/9/2026, phường đã tạo lập 498 hồ sơ công việc điện tử; 498/755 hồ sơ được cập nhật tài liệu lưu trữ. Các hệ thống quản lý văn bản, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và các nền tảng số dùng chung được khai thác thường xuyên, giúp nhiều công việc từ tiếp nhận, xử lý văn bản đến theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ được thực hiện trên môi trường điện tử. Trang thông tin điện tử của phường cũng được duy trì như một kênh cung cấp thông tin về chỉ đạo, điều hành, thủ tục hành chính và hoạt động của địa phương, góp phần tăng tính công khai và tạo thêm kênh để người dân tiếp cận thông tin chính thống.

Điểm đáng chú ý trong cách làm của Đức Xuân là chuyển đổi số không dừng ở việc đưa hồ sơ lên hệ thống hay trang bị thêm thiết bị, mà được gắn với từng công việc cụ thể của chính quyền và nhu cầu thực tế của người dân. Khi cán bộ xử lý công việc trên môi trường điện tử, thủ tục được thực hiện trực tuyến thuận tiện hơn và người dân được hướng dẫn để tự sử dụng các tiện ích số, khoảng cách giữa chính quyền và người dân cũng từng bước được rút ngắn.

Những kết quả bước đầu tại Đức Xuân đang tạo nền tảng để phường tiếp tục nâng cao chất lượng phục vụ, hoàn thiện phương thức điều hành trên môi trường số và mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ công cho người dân. Đích đến của quá trình này không chỉ là thêm nhiều hồ sơ được giải quyết trực tuyến, mà là để mỗi người dân có thể sử dụng công nghệ một cách thuận tiện, chủ động và thực sự cảm nhận được sự thay đổi trong cách chính quyền phục vụ.